Appel d’Offres N°ECCEL/001/2024 pour l’acquisition des appareils électroniques neufs

Contexte

Dans le cadre de la mise en de projet d’éducation à la citoyenneté au niveau des lycées dans la région de Menabe, dans les communes rurales de Bemanonga, Analaiva, Ankilizato et dans les communes urbaines de Mahabo et de Morondava, L’ONG ALEFA Menabe est dans le besoin d’acquérir des matériels de diffusion des sessions éducatifs pour bien mener ses missions.

Le présent Appel d’Offres a pour objet l’achat des matériels électroniques neufs. Le fournisseur sélectionné devra être en mesure d’assurer la livraison de ces matériels au local de l’ONG ALEFA Menabe, Villa Tsialonina Ambalanomby et d’offrir des services après-vente.

L’ONG ALEFA Menabe, en partenariat avec le PNUD Madagascar, met en œuvre un projet éducatif visant à renforcer les compétences et l’accès à des outils modernes pour les lycées de la région Menabe. Dans ce cadre, cet appel d’offres vise à fournir des matériels électroniques essentiels pour soutenir les activités pédagogiques et les campagnes de sensibilisation dans les communes ciblées.

Caractéristiques et données qualitatives

Le tableau ci-dessous reprend les besoins en détails :

Libellé	Spécificité	Quantité
TV Ecran plat chargeable	Ecran plat de 32’’ Chargeable avec une autonomie de 6h Entrée Clé USB Bluetooth	5
Mégaphone	Mégaphone haut-parleur portable avec sirène, enregistrement, alarme, entré USB et Bluetooth Chargeable avec Courant/avec piles	5
Speaker	Speaker de taille 1m*50cm avec deux micro sans fil et deux autres micros avec fil Chargeable avec une Autonomie de 10h minimum Entré Clé USB et Bluetooth	5
Radio carte	Radio avec lecteur carte chargeable avec courant / avec un panneau solaire/ avec piles Entré Clé USB et Bluetooth	5
Clé USB	Clé USB 64 GO	5
Vidéo projecteur Portable chargeable	Vidéo projecteur chargeable avec une autonomie de 6h avec lecteur Entré Clé USB, hdmi, avi, phone Sortie Audio	5

Garantie et service après-vente 

• Les équipements doivent être garantis pour une période minimale de 12 mois à compter de la date de livraison. 
• Le prestataire doit inclure dans son offre des informations claires sur les conditions de garantie, y compris les modalités de réparation ou de remplacement des produits défectueux. 
• Un contact direct pour le service après-vente doit être fourni. 

Déroulement de processus

Le candidat supportera tous les frais afférents à la présentation et à la préparation de son offre. L’ONG ALEFA Menabe ne sera en aucun cas responsable de ces coûts. L’ONG ALEFA Menabe se réserve le droit d'accepter ou de refuser, toute offre jugée non conforme, en tout ou en partie sans que le soumissionnaire ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement. 

Les dossiers administratifs, les offres financières et techniques ainsi que les documentations techniques sur les matériels proposés devront être rédigés en français. 

ALEFA MENABE est libre de ne pas attribuer l'offre, si après appréciations, aucune des offres reçues ne sont pas satisfaisantes. 

Spécifications des postulants

La participation au marché est ouverte à égalité de conditions aux personnes morales (qu’elles participent à titre individuel ou dans le cadre d’un groupement) éligibles, spécialisés dans la vente des appareils électroniques, répondant aux critères de sélection préétablis, à l’éthique et aux valeurs fondamentales défendues par l’ONG ALEFA Menabe

Préparation de l’offre et instruction aux soumissionnaires

1	Langue	L’offre devra être rédigé en français
2	Documents constitutifs de l’offre	Les offres de prix présentées par le fournisseur comprendront les documents suivants dûment remplis : La soumission complète avec ses annexes. L’offre commerciale et technique sur papier à en-tête officiel du fournisseur, datée, signée et cachetée. La fiche technique ou document descriptif des caractéristiques du produit, datée, signée et cachetée. Document ou fiche de présentation de la compagnie ou société soumissionnaire et tous les autres documents administratifs. Le soumissionnaire est libre d’envoyer des documents additionnels s’ils sont pertinents dans le cadre de l’appel d’offres.
3	Délais de validité de l’offre	Le délai de validité des offres devra être de trois (03) mois minimum à compter de la date de dépôt des offres.
4	Mention des tarifs	Les tarifs doivent être libellés en Ariary et en dollars US Le soumissionnaire précisera si les tarifs proposés sont en HT (hors taxes) ou TTC incluant toutes les taxes, s’il y a lieu. Les prix et les taux sont fixes et non révisables.
5	Coûts liés à la préparation de l’offre	Tous les coûts liés à la préparation de la présente offre sont à la charge du soumissionnaire, qu’il soit sélectionné ou non.

Critères d’évaluation

 Les offres seront évaluées sur la base des critères suivants : 

• Prix (40%) : Compétitivité des prix proposés. 
• Conformité technique (30%) : Alignement des produits proposés avec les spécifications techniques. 
• Délai de livraison (20%) : Respect du délai maximal de 25 jours. 
• Garantie et service après-vente (10%) : Conditions offertes par le soumissionnaire pour la garantie et l’assistance.

Soumission de l’offre

1	Cachetage et marquage des offres	Appel d’Offres N°ECCEL/001/2024 pour L’ACQUISITION DES APPAREILS ELECTRONIQUES NEUFS. Le dossier complet devrait être adressé par courriel Electronique au coordonnateur de projet et au RAF de l’ONG ALEFA Menabe à l’adresse suivante : procurement@alefamenabe.org Un accusé de réception vous sera envoyé par voie électronique à réception du dossier ou à déposer au siège de l’ONG ALEFA Menabe, villa TSIALONINA Ambalanomby
2	Date limite de soumission des offres	Les offres doivent être soumises au plus tard vendredi 03 Janvier 2025
3	Annulation de la procédure d’Appel d’Offres	En cas d'annulation de l’Appel d'Offres, les soumissionnaires en seront informés de manière officielle. L'annulation peut intervenir dans les cas suivants : Lorsque l'appel d'offres est infructueux, c'est-à-dire lorsque aucune offre méritant d'être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier n'a été reçue ou lorsqu'il n'y a pas eu de réponse ; Lorsqu’il y a modification fondamentale du projet et/ou de ses éléments techniques ou économiques ; Lorsque des circonstances exceptionnelles ou de force majeure rendent impossible la mise en œuvre normale du projet ; Lorsque toutes les offres conformes sur le plan technique excèdent les ressources financières disponibles ; Lorsqu'il y a eu des irrégularités dans la procédure, ayant notamment empêché une concurrence loyale ;
4	Modification ou retrait des offres	Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs offres par notification écrite avant la date limite fixée pour le dépôt des offres. Et aucune offre ne saurait être modifiée après ce délai. Les retraits sont inconditionnels et mettent fin à toute participation à la procédure d'appel d'offres.

Modalités de soumission

• Les soumissions doivent être envoyées par voie électronique en format PDF à l’adresse suivante : procurement@alefamenabe.org. 
• Les offres physiques peuvent également être déposées au siège de l’ONG ALEFA Menabe pendant les heures de bureau (09h00 – 17h00). 
• Toute soumission reçue après la date limite du 03 janvier 2025 à 12h00 sera automatiquement rejetée.

Dépouillement, analyse et évaluation des offres

1	Evaluation et comparaison des offres	L’évaluation des offres reçues sera effectuée sur la base de toutes les informations demandées dans le dossier d’Appel d’Offres et des vérifications effectuées par un comité d’évaluation sur la base de ces renseignements. Le comité sera mis en place en interne par l’ONG ALEFA Menabe. Il procédera à l’évaluation et à la comparaison des offres en procédant dans l’ordre suivant à : L’examen de la conformité des offres sur le plan de la forme. Une offre est conforme lorsqu'elle respecte toutes les conditions modalités et spécifications contenues dans le dossier d'appel d'offres, sans déviation ni restriction importante. Lorsqu'une soumission n'est pas conforme au dossier d'appel d'offres, elle est immédiatement rejetée et ne peut, par la suite, être rendue conforme par des corrections ou par la suppression des déviations ou restrictions. L’évaluation technique se fera sur les offres jugées administrativement conformes. Le comité d'évaluation procédera à l’évaluation de tous les aspects techniques de chaque offre aux fins de s’assurer de la conformité technique. L’élaboration d’une grille d’analyse comparative des offres pondérée aux fins de prise de décision. La rédaction d’un procès-verbal par le comité d’évaluation. Toute tentative d'un soumissionnaire visant à influencer le comité d'évaluation à influencer le pouvoir adjudicateur dans sa décision relative à l'attribution du marché entraîne le rejet immédiat de son offre.
2	Réunion Dans un souci de transparence et de traitement égale ainsi que pour faciliter le dépouillement et l'évaluation des offres	Le comité d'évaluation peut demander à chaque soumissionnaire des explications sur son offre dans un délai raisonnable à fixer par le comité d'évaluation. La demande d'explication et la réponse sont faites par écrit. Si après délibération du comité d’évaluation, plusieurs fournisseurs se retrouvent ex-aequo, ALEFA Menabe se réserve le droit de contacter individuellement chaque soumissionnaire pour discuter sur son offre afin de faire un choix définitif.
3	Refus de l’Offre	ALEFA Menabe se réserve le droit de rejeter toute offre n’étant pas en conformité avec la demande décrite dans ces documents, et de ne retenir aucune des offres reçues.

Attribution du marché 

        1. Attribution du marché 

Le comité de sélection attribuera le marché au soumissionnaire ayant soumis l’offre correspondante au mieux aux dispositions du cahier des charges, aux critères de sélection et à l’éthique ALEFA Menabe. C'est seulement après approbation des offres techniques que les offres financières seront analysées et évaluées.

        2. Notification et attribution du marché

ALEFA Menabe informera officiellement le(s) soumissionnaire(s) ayant été sélectionné(s) ainsi ceux ne l’ayant pas été. Avant l'expiration du délai de validité des offres, la notification sera faite par ALEFA au soumissionnaire retenu. Par conséquent, les soumissionnaires devront indiquer leurs adresses courrielles précises et leurs numéros de téléphone 

Délais de livraison

Le délai de livraison est à préciser par le soumissionnaire dans son offre. Néanmoins, ce délai ne doit dépasser 25 jours maximum à compter de la date de réception par le fournisseur de la notification de l'attribution du marché. Dans son offre, le fournisseur indiquera alors le délai maximal (en semaines) pour honorer le marché.

Mode de livraison

Le fournisseur assume tous les risques relatifs aux biens jusqu’à la réception au lieu de destination. Les appareils doivent être expédié aux noms et aux destinations prévues ci-dessus : VILLA TSIALONINA AMBALANOMBY/BP : 619/MORONDAVA

Conditions après attribution

• Un contrat détaillé sera signé entre l’ONG ALEFA Menabe et le prestataire retenu. 
• Une inspection des matériels livrés sera effectuée avant validation finale. 
• Le paiement sera effectué mensuellement, conformément aux termes définis dans le contrat, après réception et validation des équipements.